Syoknya Perakaunan - Dokumen Perniagaan

Assalamualaikum dan Selamat Sejahtera.

Perniagaan adalah aktiviti menjual dan beli barangan atau perkhidmatan. Dokumen perniagaan pula adalah keterangan atau catatan bertulis yang sah tentang urusniaga perniagaan yang telah dijalankan. 

Dokumen perniagaan ini penting kerana ianya mempunyai maklumat mengenai jual beli seperti tarikh, butiran barangan atau perkhidmatan, kuantiti dan harga. Selain itu, ianya juga boleh menjadi bukti bahawa urusniaga itu telah dijalankan di samping mengandungi pengesahan penerimaan dan pembayaran barangan atau perkhidmatan. Paling penting sekali, dokumen perniagaan ini dijadikan sebagai sumber rujukan utama semasa membuat akaun perniagaan. 

Jenis dan Fungsi Dokumen Perniagaan :

Borang Pesanan

• Dihantar oleh pembeli kepada penjual untuk membuat pesanan.
• Transaksi ini tidak dicatat dalam mana-mana buku perakaunan perniagaan.

Invois

• Digunakan dalam urusniaga jualan dan belian kredit.
• Direkodkan dalan Jurnal Jualan dan Jurnal Belian.
• Terdapat butiran penting seperti :
• Angkutan dibayar - Penjual menanggung kos pengangkutan.
• Diskaun niaga - Potongan diberi dalam harga senarai jika belian dalam kuantiti yang banyak.
• Diskaun tunai - Potongan daripada jumlah bayaran jika dibuat dalam tempoh tertentu (segera).
• K & K diK - Sebarang kesilapan atau ketinggalan hanya boleh dibetulkan oleh penjual melalui nota debit dan nota kredit.

Nota Debit

• Dokumen dihantar penjual kepada pembeli.
• Menambah bayaran yang terkurang caj dalam invois asal.
• Direkodkan dalam Jurnal Jualan jika nota debit salinan dan Jurnal Belian jika nota debit asal.
• Invois tambahan yang akan menambahkan hutang pembeli kepada penjual.
• Sebab invois terkurang caj :
• Catatan tertinggal dalam invois.
• Kesilapan pengiraan.
• Faedah dikenakan kerana pembeli lewat menjelaskan bayaran.

Nota Kredit

• Dokumen yang dihantar penjual kepada pembeli.
• Mengurangkan jumlah hutang yang dibayar.
• Nota Kredit asal direodkan dalam Jurnal Pulangan Belian manakala Nota Kredit salinan direkodkan dalam Jurnal Pulangan Jualan.
• Sebab mengurangkan jumlah hutang :
• Pembeli memulangkan bekas kosong yang dicaj dalam invois.
• Pembeli memulangkan barangan yang rosak atau tersalah.
• Berlaku pengiraan dalam invois yang terlebih kira.
• Elaun atau komisen diberikan kepada pembeli.

Penyata Akaun

• Senarai semakan untuk mengingatkan penghutang tentang bayaran hutangnya.
• Menunjukkan urusniaga yang berlaku antara pembeli dan penjual bagi bulan berkenaan.

Cek

• Kaedah pembayaran yang selamat kerana risiko kecurian dan penyelewengan dapat diatasi.
• Direkod dalam Jurnal Pembayaran Tunai / Buku Tunai.

Keratan Cek

• Dokumen rujukan yang menunjukkan pembayaran dilakukan menggunakan cek.
• Direkod dalam Jurnal Pembayaran Tunai / Buku Tunai.

Resit

• Dikeluarkan sebagai bukti akuan penerimaan tunai / cek.
• Resit asal menunjukkan peniaga telah membuat pembayaran manakala resit salinan adalah bukti peniaga menerima bayaran.
• Direkod dalam Jurnal Penerimaan dan Pembayaran Tunai / Buku Tunai.

Slip Bank

• Bukti peniaga membuat penyimpanan wang tunai / cek.
• Slip asal adalah simpanan bank manakala salinan adalah untuk peniaga sebagai maklumat untuk direkodkan.
• Direkodkan dalam Jurnal Penerimaan Tunai / Buku Tunai.

Maklumat Debit

• Dokumen / penyata yang dikeluarkan oleh bank untuk memaklumkan kepada peniaga bahawa akaunnya telah didebitkan atau dikurangkan dalam jumlah tertentu berserta sebabnya.
• Peniaga mungkin dikenakan caj terhadap cek tak laku, bayaran buku cek, faedah atas overdraf atau bank membuat pembayaran bagi pihak peniaga (perintah sedia ada).
• Direkodkan dlaam Jurnal Pembayaran Tunai / Buku Tunai.

Maklumat Kredit

• Dokumen yang dikeluarkan oleh bank untuk memaklumkan kepada peniaga bahawan akaunnya dikreditkan atau ditambah dalam jumlah tertentu berserta sebabnya.
• Peniaga mungkin menerima dividen pelaburan, faedah simpanan atau bayaran dari penghutang melalui akaun bank (pindahan kredit).
• Direkodkan dalam Jurnal Penerimaan Tunai / Buku Tunai.

Bil Tunai

• Apabila peniaga membeli secara tunai, beliau diberi bil tunai asal manakala jika beliau menjual secara tunai, bil tunai salinan adalah dokumen buktinya.
• Direkodkan dalam Jurnal Penerimaan dan Pembayaran Tunai / Buku Tunai.

Slip Daftar Tunai

• Slip dikeluarkan melalui mesin daftar tunai penjual apabila pembeli membayar secara tunai.
• Tiada nama pembeli.
• Direkodkan dalam Jurnal Penerimaan Tunai (salinan penjual) dan Jurnal Pembayaran Tunai (slip asal).

Baucer Pembayaran

• Dokumen sokongan bahawa pembayaran telah dibuat samada membayar belanja perniagaan, bayaran hutang atau sebagainya.
• Direkodkan dalam Jurnal Pembayaran Tunai / Buku Tunai.

Memo

• Dokumen sokongan / dalaman bagi urusniaga yang berlaku antara pemilik dengan perniagaannya.
• Digunakan apabila peniaga membuat ambilan wang / barang niaga atau membawa masuk aset sebagai modal tambahan.
• Direkodkan dalam Jurnal Pembayaran Tunai / Buku Tunai bagi ambilan tunai manakala lain-lain urusniaga direkodkan dalam Jurnal Am.

Penyata Gaji

• Dokumen disediakan oleh majikan kepada pekerja.
• Bukti bayaran gaji telah dibuat (melibatkan pembayaran gaji terus ke akaun bank melalui pindahan kredit).
• Direkodkan dalam Jurnal Pembayaran Tunai / Buku Tunai.

Folio Pelanggan

• Penyata yang menunjukkan rekod bayaran satu caj perkhidmatan seperti dalam sektor perhotelan.
• Berfungsi sebagai resit penerimaan wang daripada pelanggan.
• Salinan asal diberi kepada pelanggan manakala salinan disimpan oleh peniaga.
• Direkodkan dalam Jurnal Penerimaan atau Pembayaran Tunai / Buku Tunai.

Bil Bayaran

• Bil dibekalkan oleh pembekal perkhidmatan.
• Dijelaskan dengan cek / tunai dan keratan bil akan dikembalikan kepada peniaga untuk tujuan merekod.
• Dikepilkan bersama baucer bayaran.
• Direkodkan dalam Jurnal Pembayaran Tunai / Buku Tunai.

Slip Pindahan Wang

• Kemudahan bank kepada pelanggan untuk memindahkan wang peniaga kepada pihak ketiga secara elektronik.
• Perkhidmatan yang ditawarkan adalah pindahan elektronik dan pindahan telegraf.
• Cara melakukannya adalah dengan mengisi borang dan menyerahkannya kepada kerani. Wang akan dipindahkan secara automatik ke dalam atau luar negara berdasarkan permintaan.